給与計算・労務手続きの自計化支援 導入事例
年末調整にMFクラウド給与を活用
昨年は必要な書類・情報が集まらず、期限ぎりぎりの2月の年末調整となってしまいました。 今年はMFクラウド給与を導入し従業員本人が入力する仕組みとした為、自社での給与計算システムへの情報入力の手間や誤りがなくなりました。来年以降もどんどん活用していきたいと思っています。
また、「配偶者」にまつわる入力方法が分かりづらく従業員からの質問が重なったので、毎年度仕様が変わるクラウドシステムを使用していく以上、事前にそういった性質を理解する場をもち、来年はよりスムーズな年末調整にできるよう、計画を立てています。
この年末調整の情報収集のプロセスを通して従業員個々がMFクラウド給与のログインアカウントを取得することができたので、もう一つの目的のWeb明細化に向けて引き続き進めていく予定です。
（食品製造・卸売業／従業員数：140名）
給与明細のWeb化〔MFクラウド給与を活用〕
今まで紙での印刷していた給与明細も、電子化することで、紙明細の仕分け作業も省力化できました。
従業員が多く、部署ごとに送付先を分ける作業など今まで時間をかけていましたが、電子化することで明細発行の通知が個人あてのメールアドレスに届くため、送付先の間違いも無くなり、仕分けの確認作業はゼロになりました。
導入に当たっては、各従業員のメールアドレスを回収し、その後メールアドレス後にマイページ発行の通知があり、マイページ発行後は適宜、明細発行日にマイページにログインし、電子明細を確認。 スマホがあれば閲覧可能なため、導入に当たり操作など不明点を無くしてから導入できました。 （金融業／従業員数：90名）
勤怠集計システム【ジョブカン】を利用した実際の声
ジョブカンを使用するにあたり。担当者は事前にどんな準備をする必要があるのか。そして実際に従業員に導入していく段階ではどんな情報がどんな方法で従業員に伝わり使用開始まで進めることができるのか。簡単な案内文を作成し対応しています。
いままで、「休憩時間」の設定が上手く出来ておらず勤怠データ上休憩の取得がされていないこととなっていました。有限会社人事・労務を通じてクラウドシステムを利用することで、設定の確認・適切な設定変更を 既に打刻済みのデータも無事に反映させることができました。またジョブカンの設定特徴（休憩時間の設定は一アカウント一つまで）を教えていただき今後の運用に活きた情報の提供があり助かりました。
（サービス業／従業員数：150名）
kintone（キントーン）で情報の1元化を図り、伝達時間もスリム化！
クラウドシステムを用いて、複数個所に保管していたデータを1箇所に保管することにより、情報ごとにいつ来た情報かを遡ったり、別途Excelなどを用いて業務管理表を作成する手間が省けました。
情報共有の煩雑さを軽減し、クラウドシステム上に保存頂いたデータをExcel書き出しすることもできるため、その情報をそのまま電子申請システムに流し込みもできるので、手続きや給与計算のフロー改善に役立てられています。
例えば１０件の手続きの依頼から手続き完了までが１時間半かかる所が３０分ほどで完結まで（申請まで）進められます。
クラウドシステム上のコメントのやり取りで簡易な情報伝達は行うこともでき、履歴も残るので、都度の連絡がメールなどで流れてしまう心配がなく、欲しい情報は検索機能で即座に見つけられます。
クラウドシステムもカスタマイズできるため、用途やシチュエーションに合わせて、改良も簡単な為、使いやすいです。
（飲食業／従業員数：600名）
年末調整の電子化〔年末調整CuBeクラウドを活用〕
年末の大仕事といえば年末調整ですが、こちらも2020年より大企業から電子申告の義務化がスタート。
扶養控除申告書を紙で回収し、添付書類を確認し、記載漏れがないかを確認。その情報を給与計算システムに誤りなく記載。一つ一つの工程にも時間がかかりますが、従業員とのやりとりも多いためミスに繋がることも多かったのですが、 クラウドシステム上で従業員がそれぞれ必要情報を入力し、保険料控除などの資料もデータを添付することで完了となる為、不足物や記載漏れの無駄な作業なく進められました。
また本人が入力したデータを給与計算システムへ流し込みができるため、手作業によるヒューマンエラーを回避でき、給与計算業務と並行して年末調整の確認作業が必要な繁忙期を乗り切ることができました。
また、従業員が入力する際の入力フォローも充実していたので、通常の紙での扶養控除申告書を見るだけでは理解できない記載漏れも減りました。
（建設業／従業員数：100名）
電子申請公文書をRPAを用いてオートダウンロード
手続きで申請が受理された公文書をダウンロードし、従業員へ伝えるための作業を軽減・時間短縮するためにRPA（ロボティックプロセスオートメーション）を利用して、公文書ダウンロードから部署ごとでのデータの保存までを自動化しました。
２０件の公文書ダウンロードから部署へのご連絡に人力で行うと１時間半ほどかかっていたものが３０分程度で完結。
電子申請の手続き完了までを更にスピーディに進めることができるようになりました。
（サービス業／従業員数：550名）
勤怠システム導入による給与計算のフロー改善
紙での出勤簿から手作業での計上していくことで人力によるミスが起こったり、人数が増えるほど集計にかかる時間・工数がかかっていました。今回、勤怠システムの導入したところ、個人ページごとに打刻をし、クラウドシステム上で管理していくことで、修正もタイムリーに反映されます。
従来の紙の出勤簿での勤怠管理であれば給与への反映の際、Excel表へ整えて、入力を進めていく必要がありました。それが最初からデータで管理することで、給与との連携ができるので計算完了までのフローが改善されました。
勤怠集計だけでも5時間程掛かりますが、自動化することで勤怠集計の手間がゼロになりました！
（飲食業／従業員数：100名）
有給管理システム〔KING OF TIMEを活用〕
2019年4月に働き方改革関連法案の法改正により、有給取得の義務化もスタート。
企業ごとで従業員に有給休暇の取得を促していくなど、今までより一層細かな有給管理が求められています。
従業員が自己申告し、部署ごとに人事部へ連絡する為、連絡の遅延や管理の煩雑さが問題になっていましたが、勤怠システムの導入とともに有給管理システムの導入したことで、簡略化されました。
年に10日付与された者には5日の取得義務化がありますが、半年を超えて5日の取得ができていない場合は、アラート機能が出るなど、通知機能も有難いです。
（小売業／従業員数：210名）
